Telefon na fakturze: jak sprawdzić, czy należy do wystawcy

Chcesz zadzwonić w sprawie faktury, ale nie znasz podanego na niej telefonu? Jeśli wystawca jest przedsiębiorcą będącym osobą fizyczną, porównaj kontakt z jego wpisem w CEIDG. Rejestr może zawierać numer zgłoszony przez przedsiębiorcę. Sprawdzasz w ten sposób zgodność danych kontaktowych, a nie własność numeru u operatora.

Najpierw ustal, czy sprawdzasz właściwy wpis

Otwórz stronę internetową CEIDG i odszukaj wystawcę. Dostęp do udostępnionych danych przysługuje każdemu. Porównaj NIP z faktury z NIP-em we wpisie, a następnie sprawdź imię, nazwisko i nazwę działalności. Te dane są objęte ewidencją. Nie kończ sprawdzania na podobnie brzmiącej nazwie: porównanie telefonu ma sens dopiero przy właściwym przedsiębiorcy.

W danych kontaktowych poszukaj telefonu i zestaw go z numerem wydrukowanym na dokumencie. Ustawa przewiduje wpisywanie telefonu, adresu e-mail oraz strony internetowej, jeżeli przedsiębiorca zgłosił je we wniosku. Zgodność telefonu pozwala więc stwierdzić, że na fakturze podano taki sam kontakt jak w rejestrze. Nie traktuj tego jako sprawdzenia całej faktury.

Co zrobić, gdy telefonu nie ma albo jest inny

Brak widocznego numeru nie wystarcza do uznania dokumentu za fałszywy. Przedsiębiorca mógł nie zgłosić telefonu do ewidencji. Mógł też podać dane kontaktowe, ale sprzeciwić się ich publicznemu udostępnianiu. W takim przypadku CEIDG ich nie pokazuje. Puste pole oznacza zatem, że tą drogą nie potwierdzisz kontaktu z faktury.

Jeżeli numery się różnią, wyjaśnij rozbieżność, korzystając z kontaktu odczytanego niezależnie w rejestrze. Zadzwoń pod ujawniony tam numer albo napisz na ujawniony adres e-mail i poproś o potwierdzenie telefonu z dokumentu. To praktyczny sposób wykorzystania danych zgłoszonych przez przedsiębiorcę. Gdy rejestr nie udostępnia żadnego takiego kontaktu, samo przeglądanie wpisu nie rozstrzygnie wątpliwości.

Przed rozmową zapisz, które numery porównujesz i z jakich miejsc je odczytałeś. Możesz także zachować wydruk zaświadczenia o wpisie: ustawa przewiduje taką postać dokumentu dla danych podlegających udostępnieniu. W rozmowie zapytaj osobno o telefon oraz o wystawienie konkretnej faktury. Dzięki temu nie pomylisz potwierdzenia danych kontaktowych z odpowiedzią dotyczącą samego dokumentu.

Źródło

eli.gov.pl, 24.02.2022: https://eli.gov.pl/api/acts/DU/2022/541/text.html

Zdjęcie: Stolbovsky, CC BY-SA 3.0 (https://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0), Wikimedia Commons, https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Panasonic_Desktop_telephone.jpg